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Como manter uma equipe remota motivada durante a pandemia do coronavírus

A pandemia do coronavírus vem exigindo da população uma série de adaptações. No âmbito profissional, o desafio é ainda maior, afinal o home office bateu na porta de milhares de trabalhadores sem aviso prévio.

“Na marra” líderes e seus colaboradores foram orientados a levar seu laptop para casa, fazer reuniões online e planejar os próximos resultados da área a distância.

Ainda que seja mais flexível, esse modelo requer uma atenção redobrada dos gestores, pois, mesmo que “de longe”, as equipes precisam se manter motivadas.

Neste artigo você vai ver 8 dicas que provam como a (boa) comunicação, aliada a estratégias de engajamento são a  combinação certeira para fazer o home office funcionar tão bem quanto o trabalho presencial.

Na construção deste material, contamos com os comentários de Ariane T. Toubia, professora na Athon Ensino Superior e psicóloga especialista em saúde mental.

1) Coloque os colaboradores em primeiro lugar

Pesquisa da State of Remote Work indica que as maiores barreiras enfrentadas por quem trabalha com home office são:

  • Dificuldade de se desconectar do trabalho;
  • Solidão;
  • Colaboração e comunicação emperradas;
  • Distrações em casa;
  • Motivação. 

Por isso, antes de sair distribuindo tarefas e achar que as soluções digitais podem ser suficientes, que tal conversar com a sua equipe e sentir quais são as suas reais necessidades?

É muito importante – especialmente neste período de incertezas – garantir que seus funcionários se sintam valorizados e que o bem-estar deles venha em primeiro lugar.

Portanto, faça chamadas individuais e mostre que você se preocupa e está disposto a ouvir as necessidades de cada um.

Lembre-se: quanto mais confortáveis com o trabalho remoto, melhor será o desempenho deles mesmo em tempos de crise.

2) Seja transparente quanto à situação e tranquilize

É bem provável que parte da equipe esteja preocupada quanto ao futuro da empresa. Demissões ou mesmo a redução de salários são questões que podem estar tirando o sono dos colaboradores.

“Acredito ser muito estimulante para um colaborador quando um líder se humaniza e se iguala a sua equipe.”, comenta Ariane.

Por isso é muito importante se posicionar.

Uma palavra realista do gestor quanto à situação é fundamental para reduzir esses sentimentos. Deixe claro que a situação é complicada, mas que vai passar.

Ariane complementa: “Demonstrações de empatia, compaixão e flexibilidade são reforçadores positivos capazes de servirem como fortes estímulos no processo motivacional de toda uma equipe de trabalho!”

3) Comunicação é essencial! Por isso, determine os meios

Se você ainda não definiu qual será o principal meio de comunicação nesse período home office, precisa agilizar isso agora.

Além de evitar desencontros de informação (não vale dizer “enviei pelo whats”), esse processo facilita a troca, o gerenciamento das tarefas e a agilidade da obtenção dos resultados.

Há inúmeras opções gratuitas e fáceis de manusear disponíveis.

Duas boas sugestões:

Asana: Plataforma de organização de equipes online. Suas funções principais são a organização de projetos, que podem ser feitas em lista ou quadro de cartões.

Trello: Quadro virtual para gerenciamento de tarefas. Também é possível realizar lembretes automáticos para a sua equipe.

4) Dê dicas para facilitar a adaptação ao trabalho remoto (se necessário)

trabalho-remoto

Você já deve ter lido que estabelecer uma rotina e tirar o pijama são dicas essenciais para manter a produtividade no esquema home office.

Mas que tal reunir essas e outras dicas e disseminá-las entre a sua equipe?

Separamos alguns dos principais conselhos do setor de produtividade interna do Google:

  • Planejar o dia na noite anterior

Fazer uma planilha para os funcionários e ajudá-los a mapear as prioridades do próximo dia podem facilitar a produtividade.

Pelo menos uma hora antes do final do expediente, envie essa sugestão para seus colaboradores e incentive que, dentro daquilo que você propôs, eles também organizem o fluxo de trabalho para o dia posterior.

Especialistas do Google também sugerem anotar as tarefas, deixando-as visíveis. Isso ajuda o profissional a se preparar mentalmente e se responsabilizar.

  • Adotar a flexibilidade na agenda

O lado mais positivo do trabalho home office é a flexibilidade, então por que não usufruir desse benefício?

Aproveite que não é mais necessário sair de casa às 8h para bater o ponto às 9h e permita que sua equipe aproveite mais a manhã ou o intervalo do almoço com a família.

Você pode combinar com os colaboradores apenas os horários para as reuniões online e, claro, a entrega das tarefas.

  • Escolher um lugar fixo para trabalhar

Definir um espaço fixo para trabalhar dentro de casa tem um benefício mental. Ao executar as tarefas no mesmo espaço todos os dias, o cérebro começa a associar esse local ao trabalho e já fica “treinado”.

Mas atenção: se esse lugar escolhido for a mesa de jantar ou outro espaço de convivência coletiva, é importante guardar os equipamentos quando o expediente encerrar. Isso facilita o processo de desligar do trabalho para recarregar as energias.

  • Cuide da sua saúde mental

Encarar uma pandemia, ficar em isolamento e mudar por completo a forma de trabalho não são desafios fáceis de elaborar. Por isso é muito importante cuidar da saúde mental.

Reserve um tempo para você!

Faça exercício, pratique yoga ou, simplesmente, tenha o seu momento lazer diário com séries ou uma leitura leve.

vestibular athon blog

Outra dica que pode ajudar esse momento de ansiedade é a meditação. Experimente os aplicativos como Lojong ou Headspace.

Inclusive, vale lembrar que a preocupação de garantir a saúde mental de colaboradores está cada vez mais em pauta nas empresas.

A busca por soluções de terapia corporativa cresce a cada ano, principalmente a fim de evitar estresse no trabalho e a síndrome de burnout (esgotamento profissional), vilões da retenção de talentos.

5) Incentive a comunicação entre as equipes

Com o home office muita coisa mudou… Como substituir o papo informal em frente ao café ou aquele comentário construtivo que surge espontaneamente quando seu colega de área apresenta alguma dificuldade?

Ainda que as ferramentas online disponíveis como Skype e Zoom ajudem o trabalho remoto, nenhuma ainda é capaz de favorecer conversas emergentes ou aquela aproximação por contexto.

Com base nessa deficiência do home office surgiu a ferramenta Matrix, um escritório virtual com várias salas e espaços de trabalho onde as pessoas podem entrar, sair e, claro, fazer videoconferências.

A agilidade é outro ponto alto desse software, já que além de visualizar se a pessoa está online ou em reunião, é possível avisá-la que você quer falar com ela. Automaticamente, a ferramenta vai direcionar vocês para outra sala.

Prático, né?

Confira a visão dessas salas virtuais:

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6) Faça práticas de one-on-one (1:1)

Práticas 1:1 são reuniões periódicas entre um gestor e seu liderado.

Manter esses encontros virtuais traz um benefício expressivo não somente às empresas, mas especialmente aos colaboradores. Isso porque são reuniões dedicadas a estabelecer uma revisão das tarefas e conceder feedbacks.

Especialistas em carreira afirmam que as práticas 1:1 melhoram o fluxo de informações na empresa e, por consequência, a tomada de decisão e melhora o engajamento, já que os encontros também servem para direcionar o funcionário.

A confiança na relação entre gestor e liderado, porém, é a melhor “herança” desse hábito. Por isso, estabeleça uma periodicidade (uma vez a cada 15 dias é considerado ideal) e encare esse momento na agenda como “sagrado”.

7) Reúna toda a equipe semanalmente para “medir a temperatura”

Já falamos por aqui que a comunicação é fundamental para garantir não só o sucesso do trabalho remoto, como a satisfação da equipe. Portanto, pelo menos uma vez por semana, realize uma reunião com os membros da área.

É importante que eles façam um checklist das atividades da semana e dividam com os colegas os feitos e as dificuldades que têm enfrentado nesse período de home office.

Após a fala de cada um, demonstre acolhimento, valorize as conquistas e comente sobre os pontos que ainda podem melhorar.

8) Que tal uma reunião de team building? (remotamente, sim!)

É comprovado: reuniões de team building melhoram a eficiência e o desempenho das equipes, pois os colaboradores passam a confiar mais um no outro e se sentem conectados a um objetivo comum.

Mas como fazer esse tipo de atividade quando cada um está em um canto?

Especialistas de RH recomendam que os jogos remotos de formação podem, sim, ser uma maneira de aproximar os colaboradores e minimizar a monotonia das reuniões. Veja qual dos exemplos abaixo pode se encaixar na sua equipe.

  • Quebra-gelo Mindfulness

Nesta prática, os participantes anotam ideias, pensamentos ou sentimentos que trouxeram para a reunião. As pessoas costumam participar das reuniões de equipe já estressadas ou preocupadas em relação ao que estão trabalhando.

Isso ajuda cada um a processar esses sentimentos. Eles, então, rasgam suas respostas, o que lhes permite manter sua privacidade, depois se concentram nas tarefas do grupo adiante.

  • Uma foto de sua vida 

Peça a todos os membros da equipe para ingressar em um documento compartilhado uma foto que tenha algum significado. Depois, incentive que cada um conte a história por trás da foto.

Essa atividade, além de quebrar o gelo, permite que os colegas de trabalho se conheçam mais e estabeleçam ligações.

Além dessas, há outras infinitas dinâmicas que você pode adotar em sua reunião de team building. Sinta-se livre para criar, desde que o objetivo seja promover a aproximação entre os colaboradores. 

O momento pede aproximação

Trabalhar de forma remota não é tão natural quanto chegar no escritório, sentar na mesa e interagir com as pessoas ao redor.

Trata-se de uma adaptação cujos desafios são o horário flexível, a procrastinação, as distrações em casa e a falta de uma comunicação próxima.

Por isso, mais do que nunca é importante que os gestores definam metas, estabeleçam diretrizes e mostrem o que esperam da equipe e de cada indivíduo.

Ah, e não esqueça do apoio e da criatividade nas atividades em equipe. Fuja do lugar comum e procure entender as vulnerabilidades dos seus colaboradores.

“Não sabemos o que fazer exatamente, mas juntos pensaremos em como fazer!”, finaliza a psicóloga Ariane.

Lembre-se: o momento pede aproximação.

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