administração do tempo em vendas

10 técnicas para melhor administração do tempo em vendas

A administração do tempo em vendas é um dos maiores desafios dos profissionais da área. 

Os vendedores precisam conciliar a prospecção, o retorno (follow-up) aos clientes e ainda dar conta de relatórios, apresentações, entre outras tarefas burocráticas. 

Para se ter uma ideia, um estudo da Business Wire, baseado nas respostas de quase 200 representantes, revela que vendedores têm problemas sérios de gerenciamento de tempo.

Apenas 28% dos representantes de vendas possuem um sistema de gerenciamento de tempo dedicado. Desse contexto, 35,2% é focado na venda e 65% em todo o resto. 

Mas como estruturar uma agenda que maximize o tempo para a venda?

Como entender o que é prioridade e o que pode ser deixado para depois?

A primeira dica é compreender que a forma como investimos o nosso tempo está totalmente relacionada ao nível de produtividade. 

É o velho esquema: tempo é investimento, dinheiro e também qualidade de vida. 

Antes de começar a ler este artigo reflita como você, vendedor ou gestor, está organizando as suas tarefas e se prepare para mudar alguns processos da rotina. Confira:

1) Descubra como você gasta o seu tempo

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Antes de reestruturar a sua agenda é preciso descobrir como você está gastando o seu tempo. Por uma semana, anote quantas horas do seu dia você tem gasto com atividades profissionais ou pessoais. 

Observe quanto tempo você investe em atividades relacionadas à venda, redes sociais, checagem de notificações ou o período que tira para tomar aquele cafézinho depois do almoço. 

Nesse contexto, verifique o que realmente foi útil e o que não foi. 

Mas cuidado: uma troca de ideia com o cliente, mesmo sobre assuntos que não estão relacionados à venda, é importante e pode ampliar o seu relacionamento. 

Saber administrar o tempo em vendas não significa ser menos humano com os clientes. É preciso, sim, ser estratégico na gestão de relacionamento com clientes

Depois de realizar o mapeamento do tempo que você tem utilizado, será mais fácil de reorganizar as suas atividades. 

2) Reduza as distrações 

Chegamos a um dos maiores desafios quando o assunto é gestão de tempo: as distrações. 

Pode ser bem difícil manter o foco quando o seu site favorito de entretenimento está aberto ou mesmo se o celular fica vibrando a todo instante do seu lado. 

Para garantir que você permaneça focado, livre-se das distrações e, se for necessário, bloqueie esses endereços usando o Blocksite da extensão do Chrome. 

Acredite, gastamos muito mais tempo do que imaginamos acessando redes sociais ou mesmo lendo notícias em portais. 

Deixe o celular um pouco mais distante e busque cumprir a sua carga horária de trabalho focado nas atividades para aumentar o seu tempo de lazer depois. 

Vai valer a pena quando notar o quanto você rendeu a mais em dia de trabalho.

3) Comece a organização no dia anterior

Uma das dicas mais efetivas para ajudar na administração do tempo em vendas é planejar o dia anterior. 

Por isso, antes de encerrar por completo as atividades de trabalho, reserve nem que seja 10 minutos para definir as prioridades do próximo dia. 

O que é mais importante? Prospectar novos clientes? Contatar clientes antigos? Fazer o pós-venda? 

Prepare a sua agenda e organize ponto a ponto. Definir metas diárias ajuda você a trabalhar com foco e, claro, colabora para o alcance mais rápido de resultados. 

Lembre-se também de levar em consideração a época do mês em que você está. 

Se chegou no fim do mês e o desempenho ainda está abaixo da meta, vale muito mais investir tempo em negociação e fechamento de negócios do que no pós-venda, por exemplo.

4) Documente as informações importantes

É fato: o vendedor que tem a informação nas mãos sai na frente dos seus concorrentes, afinal sabe exatamente como evoluir em uma negociação.

Por isso, ter fácil acesso a informações como uma análise das dores do cliente é tão importante. 

Deixar uma imagem de personalização da venda e de organização impecável também mostram aos clientes profissionalismo e preocupação com seus interesses. 

A dica fica em investir em um sistema de Customer Relationship Management (CRM) e criar um processo para documentar tudo nos mínimos detalhes.

5) Aprenda a qualificar o contato com eficiência

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É bem provável que você já tenha investido dedicação por semanas ou até meses em um cliente sem obter resultados, não é mesmo? 

Acredite, você não está sozinho(a) nessa.

Uma das maiores frustrações desse segmento é quando investimos tempo em um contato frio, que aparentemente não vai dar retorno a curto ou médio prazo. 

Evidente que todos os clientes devem ser tratados com atenção, mas para otimizar o tempo, é fundamental diferenciar o lead frio do lead quente. 

Mas como fazer isso? 

Monte um script com perguntas para validar o interesse do seu cliente. Com essa visualização, você vai otimizar seu tempo e focar no que realmente importa. 

Ex: Se você vende serviços de marketing digital, é necessário entender se a empresa possui um site ou redes sociais ANTES de entrar em assuntos mais avançados, como o cronograma de atividades ou preço.

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Assim, você evita investir muito tempo em leads que não possuem os pré-requisitos para você aplicar o seu trabalho.

No caso de uma consultoria, por exemplo, é importante deixar o contato ciente na primeira conversa sobre qual é o valor mínimo do serviço e perguntar se esse seria um preço confortável para a empresa.

De primeira, você já pode descartar o contato por uma falta de orçamento, ou fazê-lo avançar na jornada de compra de forma mais segura. 

6) Não sabe nem por onde começar? Use a Matriz de Eisenhower

Sabe quando você tem muitas demandas e não sabe por onde começar? 

Existe uma ferramenta que pode ajudar você nesse sentimento de sobrecarga, a Matriz de Eisenhower.  

Podemos definir que essa ferramenta é uma forma de categorizar as atividades que precisam ser feitas conforme dois critérios básicos: a urgência e a importância.

Ou seja, funciona como uma espécie de triagem que auxilia você a definir as tarefas que possuem menos ou mais importância. 

Para implementar esse esquema, você pode se basear no quadrado abaixo ou ainda baixar o aplicativo Eisenhower.

Matriz de Eisenhower
Matriz de Eisenhower

7) Uma tarefa de cada vez…

Acredite, ser multitarefa é um mito

Nosso cérebro não foi programado para fazer várias atividades ao mesmo tempo. 

Pelo contrário. 

Ele precisa se reorganizar para entender onde a tarefa anterior foi interrompida para começar a seguinte. 

No caso dos profissionais de vendas, diferentes tarefas envolvem diferentes músculos mentais. 

Por exemplo, vender e realizar demonstrações exercitam um esquema muito diferente em comparação ao pré-atendimento ou o pós-venda.  

O que queremos dizer com isso?

Que ao realizar uma tarefa por vez aumentamos a nossa produtividade e concentração. 

Outro fato que merece ser considerado é que ao concluir uma tarefa, nosso cérebro fabrica a dopamina, que vai dar mais motivação para realizar outras atividades. 

Por isso, esquematize o que é prioridade e, de preferência, comece o seu dia fazendo aquilo que é mais complexo. 

Se você quiser aprofundar o assunto, não deixe de ler as obras “Your Brain at Work”, de David Rock e “Focus”, de Daniel Goleman. 

8) Crie templates de e-mails 

É totalmente ineficiente escrever um e-mail novo sempre que você precisar entrar em contato com um cliente em potencial. 

Ainda que você precise adaptar cada mensagem para o indivíduo e sua situação, vai economizar uma quantidade enorme de tempo se começar com um modelo padrão em vez de partir do zero. 

Para criar o template, busque em sua caixa de e-mails, uma mensagem enviada em que obteve um retorno satisfatório e crie um esquema de narrativa modelo.

Ah, e você pode salvar padrões de template não só para prospectar novos clientes, mas para agendamento de reuniões, acompanhamento e pós-venda. 

Fica a dica: se quer ver a vida de vendedor ser MUITO facilitada nesse aspecto, dê uma conferida na extensão do Chrome chamada Gorgias, especial para quem usa Gmail.

9) Defina o objetivo de cada contato

Cada contato que você fizer com o cliente precisa ter um propósito e um objetivo claro. O foco é fazer um diagnóstico, um follow-up, negociar, fechar a venda ou verificar a satisfação?

Se for um contato para fechar venda, seja estratégico e tente focar em tirar as dúvidas restantes, discutir a forma de pagamento e fazer o fechamento. 

Tudo precisa ser planejado e ter uma intenção, até mesmo um telefonema simples para verificar a satisfação.

Assim, você garante que todo contato teve ou não o objetivo cumprido, evitando reuniões longas e sem foco.

10) Avalie a sua quantidade de breaks

A quantidade de intervalos que você faz entre uma ligação e outra pode definir o quanto você será produtivo durante o seu dia.

A dica, nesse contexto, é o equilíbrio. Nunca deixe os breaks de lado. Eles são importantes para a oxigenação do seu cérebro. Tente, porém, encontrar um equilíbrio. 

Especialistas indicam que o ideal é fazer uma pausa de 5 a 10 minutos após cada 90 minutos de ligação ou concentração total. 

Por isso, levante-se, faça uma caminhada rápida, pegue um ar ou um cafézinho, medite,  mas dê ao seu cérebro a chance de descansar e recuperar-se da última hora intensa de atividades.

Gerencie seu tempo e não deixe ele gerenciar você + Dica extra

A administração do tempo em vendas é a chave para você se tornar um vendedor mais produtivo, menos estressado e eficaz nos contatos em que estabelece. 

Faça sua lista de prioridades, evite distrações e identifique os seus clientes potenciais. Organizar o seu tempo não é somente uma questão de eficiência, mas de qualidade de vida. 

Como dica extra, a Professora do MBA Athon Ensino Superior, Mariana Bergamo Cavassani, comenta:

“Além de todas essas técnicas, ter um Processo de Vendas bem definido é sem dúvidas um facilitador para que o vendedor organize e administre seu tempo melhor, pois é papel do Processo de Vendas o detalhamento do caminho que a equipe comercial precisa percorrer em busca do faturamento, é a forma de padronizar todas as tarefas e os entregáveis.”

“Por isso, uma vez que os colaboradores da equipe de vendas tenham um guia detalhado de atividades e ações que os orientem para o atingimento de resultados, espera-se um ganho de eficiência e produtividade, reduzindo o máximo possível da margem de erros na operação, assim como a perda de tempo.”, complementa Mariana.

Mariana é professora do MBA Athon Ensino Superior nas disciplinas de Previsão e Estratégias de Vendas e Distribuição do Eixo de Marketing.

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